Egy egyetemi félév órarendje sok, egymásra ható döntés eredménye: melyik kurzus melyik teremben, melyik időpontban, melyik oktatóval és mely hallgatói csoportokkal fut. Amíg a feltételek egyszerűek, ez táblázatkezelővel is kezelhető, de a karok, szakok és képzési formák számának növekedésével a kézi tervezés lassúvá és hibára hajlamossá válik.

Ez a cikk abban segít, hogy eldöntse: intézménye számára dobozos órarendtervező vagy egyedi fejlesztés a jobb út, és milyen szempontok alapján érdemes mérlegelni.

Mi az az órarendtervező szoftver, és milyen problémát old meg?

Az órarendtervező szoftver olyan rendszer, amely előre rögzített feltételek alapján automatikusan vagy félautomatikusan állítja össze az intézmény órarendjét. A cél olyan órarend, amelyben nincs terem-, oktató- vagy csoportütközés, és amely a lehető legtöbb intézményi szabálynak megfelel.

A feltételek két csoportba sorolhatók. A kemény feltételek nem sérülhetnek, például egy oktató egyszerre csak egy helyen taníthat. A puha feltételek preferenciák, például hogy egy hallgatói csoportnak ne legyen hosszú lyukasórája két előadás között.

Minél több puha feltételt kell egyszerre figyelembe venni, annál fontosabb, hogy a szoftver tervezési logikája az intézmény valós működéséhez igazodjon, és ne fordítva.

Mikor elég egy dobozos órarendtervező, és mikor nem?

Dobozos órarendtervező akkor elég, ha az intézmény képzési szerkezete egyszerű, a szabályok kevés kivétellel leírhatók, és nincs szükség mély integrációra más rendszerekkel. Ilyenkor a gyors bevezetés és a kiszámítható licencdíj valódi előny.

A dobozos megoldás korlátai jellemzően az alábbi helyzetekben jelentkeznek:

• Több kar vagy telephely közös termeket használ, eltérő szabályokkal.
• Az oktatói terhelésre, az összevont csoportokra vagy a levelező képzésre egyedi szabályok vonatkoznak.
• Az órarendnek automatikusan szinkronizálnia kell a tanulmányi rendszerrel, a teremfoglalóval vagy a HR-rendszerrel.
• A szabályok félévről félévre változnak, és a módosítások nem várhatnak a beszállító fejlesztési ütemtervére.

Ha ezek közül több is igaz, a dobozos rendszer kerülőmegoldásokat igényel, például párhuzamos táblázatokat vagy kézi utómunkát. Ez éppen azt a hatékonyságot csökkenti, amelyért a szoftvert bevezették.

Dobozos vagy egyedi órarendtervező szoftver: miben különböznek?

A fő különbség az, hogy ki igazodik kihez: dobozos megoldásnál az intézmény a szoftverhez, egyedi szoftverfejlesztés esetén a szoftver az intézményhez.

• Feltételkezelés: a dobozos rendszer előre definiált szabálytípusokkal dolgozik, az egyedi fejlesztés az intézmény saját szabályait modellezi.
• Integráció: a dobozos rendszer jellemzően szabványos importot és exportot kínál, az egyedi fejlesztés közvetlen kapcsolatot épít a meglévő rendszerekkel.
• Bevezetési idő: a dobozos rendszer gyorsabban indul, az egyedi fejlesztést igényfelmérés és fejlesztési szakasz előzi meg.
• Költségszerkezet: a dobozos rendszernél folyamatos licencdíj a fő tétel, az egyedi fejlesztésnél a kezdeti fejlesztési költség.
• Továbbfejleszthetőség: a dobozos rendszer a beszállító termékútitervét követi, az egyedi fejlesztés az intézmény igényei szerint bővíthető.
• Adatkezelés: dobozos rendszernél az adatok helyét és kezelését a szolgáltató határozza meg, egyedi fejlesztésnél az intézmény.

Létezik köztes út is: egy bevált tervezőmotorra épülő, de az intézmény szabályaihoz és rendszereihez illesztett, testreszabott szoftver. Ez gyakran jó egyensúlyt teremt a bevezetési idő és a rugalmasság között.

Az ASH Szoftverház ilyen órarendtervező megoldást már fejlesztett a METU egyetem számára, és Chronos nevű órarendtervezőnk erre a tapasztalatra épül. További egyedi fejlesztéseinket a Projektek oldalon mutatjuk be.

Mennyibe kerül egy egyedi órarendtervező szoftver?

Egy egyedi órarendtervező szoftver költségét elsősorban a feltételek összetettsége, az integrációk száma és a felhasználói felületek köre határozza meg. Pontos ár csak igényfelmérés után adható.

A költséget leginkább az alábbi tényezők befolyásolják:

• a karok, telephelyek és képzési formák száma,
• a kapcsolódó rendszerek, például a tanulmányi rendszer, a teremfoglaló és a HR-rendszer száma, valamint az interfészeik minősége,
• a hallgatói és oktatói felületek köre, például mobilnézet vagy személyes órarend-export,
• a biztonsági és megfelelőségi követelmények,
• az üzemeltetési modell: saját szerver vagy felhőszolgáltatás.

A teljes költség összehasonlításakor a licencdíjak mellett a kézi utómunka, az órarend-hibákból adódó átszervezések és a kerülőmegoldások fenntartásának idejét is érdemes számba venni. Felhőszolgáltatás választása esetén állami fenntartású intézményeknél használat előtt megfelelőségi felülvizsgálat szükséges.

Milyen biztonsági és adatvédelmi szempontokra kell figyelni?

Az órarendtervező szoftver személyes adatokat kezel, ezért a biztonságot már a tervezéskor az architektúra részeként kell kialakítani, nem utólagos kiegészítésként.

Az órarendhez kapcsolódó adatok között oktatói nevek, elérhetőségek, terhelési adatok és hallgatói csoportbeosztások is szerepelhetnek. A GDPR adatminimalizálási elve szerint a rendszer csak azokat az adatokat kezelje, amelyek az órarend elkészítéséhez és közzétételéhez valóban szükségesek.

A tervezés során az alábbi pontokat érdemes ellenőrizni:

• Szerepalapú hozzáférés: a tervező, a kari adminisztrátor, az oktató és a hallgató csak a számára szükséges adatokat látja.
• Naplózás: minden módosításnál visszakövethető, ki, mikor és mit változtatott.
• Akadálymentesség: a hallgatói és oktatói felületeket érdemes a WCAG-irányelvekhez igazítani.
• Adatmegőrzés: rögzített, hogy a korábbi félévek adatai meddig maradnak meg.

Az ISO 27001 szerinti információbiztonsági gyakorlat és a NIS2-irányelv követelményei is irányadók lehetnek. Hogy ezek közül mi vonatkozik az adott intézményre, azt jogi és megfelelőségi szakértővel érdemes tisztázni.

Gyakran ismételt kérdések

Lehet órarendet Excelben tervezni egy egyetemen?

Kisebb intézményben vagy egy-egy szak szintjén igen, de a táblázatkezelő nem ellenőrzi automatikusan az ütközéseket és a feltételeket. A karok, termek és összevont csoportok számának növekedésével a kézi ellenőrzés egyre több időt igényel, és nő a hibák kockázata. Ilyenkor érdemes órarendtervező szoftverre váltani.

Mennyi idő alatt vezethető be egy órarendtervező szoftver?

Egy órarendtervező szoftver bevezetése jellemzően 1–3 hónapot vesz igénybe, a pontos időtartam a feltételek összetettségétől és az integrációk számától függ. Dobozos rendszernél a konfiguráció és az adatfeltöltés a fő feladat, egyedi fejlesztésnél ezt igényfelmérés és fejlesztés előzi meg. Érdemes úgy ütemezni, hogy az első éles félév előtt legyen idő egy próbaórarend elkészítésére.

Összeköthető az órarendtervező a tanulmányi rendszerrel?

Igen, ez az egyedi fejlesztés egyik leggyakoribb oka. Az integráció révén a kurzusok, csoportok és oktatói adatok automatikusan átkerülnek a tervezőbe, az elkészült órarend pedig visszakerül a tanulmányi rendszerbe. Ez megszünteti a kettős adatrögzítést és az abból adódó eltéréseket. A pontos megoldás a tanulmányi rendszer interfészeitől függ.

Mi a különbség a kemény és a puha feltétel között az órarendtervezésben?

A kemény feltétel olyan szabály, amely nem sérülhet, például hogy egy teremben egyszerre csak egy óra lehet. A puha feltétel preferencia, amelynek teljesülése javítja az órarend minőségét, például az oktatók kért szabadnapjai vagy a lyukasórák minimalizálása. A jó órarendtervező szoftver minden kemény feltételt betart, és a lehető legtöbb puha feltételt teljesíti.

Hol érdemes elkezdeni?

Ha intézményében az órarend elkészítése minden félévben jelentős kézi munkát igényel, érdemes egy rövid igényfelméréssel kezdeni. Vegye fel velünk a kapcsolatot, és feltérképezzük a meglévő szabályokat és rendszereket, majd megmutatjuk, hogy dobozos, testreszabott vagy egyedi megoldás illik-e jobban az intézményéhez.